Die To-Do-Liste entrümpeln: Getting Things Done

Schluss mit „ich sollte, ich müsste, ich könnte“: Fokussierter, konzentrierter, sicherer und präsenter mit dem Getting Things Done-Konzept

„Noch schnell die Geburtstagsmail an den Kollegen. Wobei, die muss warten. Das Memo ist wichtiger. Und nicht vergessen: Brot kaufen und Meeting vorbereiten.“ Alarmzustand im Kopf - wer kennt das nicht? Hektik macht sich breit und auf dem Tisch liegen noch tausend Aufgaben.

David Allen meint, niemand sollte sich das antun. Sein Konzept „Getting Things Done“ (GTD) hilft dabei, den Alltag zu entschleunigen und zu entrümpeln. Er hält darauf, zu einem Zeitpunkt immer nur bei einer Sache sein und dabei sicher sein, genau das Richtige zu tun.

Den Kopf leer machen und entscheiden

Zwei Kern-Gedanken tragen das Getting Things Done-Konzept:

Den Kopf leer bekommen:
Den meisten geht ständig im Kopf herum, was noch zu tun ist und was anders sein sollte. Die vielen Parallel-Gedanken zerren an der Aufmerksamkeit. Die Gedanken brauchen einen Ort außerhalb des Kopfes, wo sie gut aufgehoben sind und auf ihre Bearbeitung warten.

Entscheiden: Muss ich wirklich?
Es gibt immer genug Arbeit, aber nicht jede Tätigkeit ist zielführend. Beim Getting Things Done-Konzept kommt es darauf an, sich bewusst für oder gegen eine Aufgabe zu entscheiden und sich zu fragen, ob sie zum Ziel führt.

Harte Arbeit bleibt harte Arbeit. Daran kann auch das Konzept von David Allen nichts ändern. Was sich ändert, ist die Haltung: Der Mensch bleibt entspannter, wenn er sich konzentriert. Sein Konzept mache „automatisch fokussierter, konzentrierter, sicherer und präsenter“, verspricht Allen.

Getting Things Done: Das Wichtigste zum Einstieg

GTD baut auf fünf Prinzipien auf:

1. Sammeln: Schreiben Sie restlos alle Gedanken und Vorgänge auf. Nur so bekommen Sie Ihren Kopf frei.
2. Durcharbeiten: Gehen Sie Ihre Liste durch und entscheiden: Was ist wichtig? Was können Sie streichen? Was kann warten? Entscheiden Sie bei Dingen, die Sie sofort angehen müssen, welche konkreten Schritte zu tun sind. Sorgen Sie dafür, dass die einzelnen Arbeitsschritte überschaubar sind und auf Ihr Ziel einzahlen.Überlegen Sie, was genau zu tun ist: recherchieren? telefonieren? Ideen aufschreiben? Finden Sie gutes Maß für die Detailtiefe. Sie sollten Ihre nächste Schritte kennen und ein Bild davon haben, worauf es ankommt. Aufschieberitis hat ihre Ursache oft darin, dass Menschen nicht wissen, wie sie anfangen sollen. Erledigen Sie sofort, was weniger als zwei Minuten dauert.
3. Organisieren: Legen Sie Ihre offenen Tätigkeiten in einem System ab, das gut für Sie funktioniert. David Allen schlägt als Kategorien vor: Projekte, Kalender, Nächste Schritte, Warten-auf-Projekte und Später-vielleicht. Zwei Kategorien sind das Minimum, sagt Allen: Alles, was Sie heute erledigen wollen und alles, was noch bedeutend werden kann, von dem Sie aber noch nicht wissen, was damit passiert.
4. Durchsehen: Arbeiten Sie mit Ihren Systemen und bleiben Sie auf dem Laufenden
5. Erledigen: Wenn Sie eine neue Aufgabe angehen, fragen Sie sich stets: Was kann ich genau jetzt, in diesem Moment und unter den jetzigen Bedingungen schaffen? Und dann heißt es: Fangen Sie an!